Quy chế phối hợp hoạt động giữa Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh Quảng Ngãi với các cơ quan và tổ chức,cá nhân trong hoạt động giải quyết thủ tục hành chính

(Ban hành kèm theo Quyết định số 152/QĐ-UBND ngày 07/02/2018 của UBND tỉnh)

  • (1) Chế độ làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công
  • (2) Thời gian làm việc
  • (3) Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính
  • (4) Trách nhiệm các cơ quan liên quan trong phối hợp giải quyết thủ tục hành chính
  • (5) Trách nhiệm của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
  • (6) Nguyên tắc chuyển hồ sơ cho cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
  • (7) Quy định trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính
  • (8) Trách nhiệm trong việc để mất, thất lạc hồ sơ hoặc bị hư hỏng và chậm trả kết quả
  • (9) Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công trong phối hợp hoạt động
  • (10) Khen thưởng, kỷ luật

Chế độ làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công

1. Trung tâm phục vụ hành chính công quản lý, điều hành công việc hàng ngày theo chế độ thủ trưởng và có trách nhiệm điều phối công việc, theo dõi, quản lý toàn bộ hoạt động thực thi công vụ, nhiệm vụ của công chức, viên chức được các cơ quan cử đến làm việc.

2. Công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm phục vụ  hành chính công phải thực hiện đúng chức trách, nhiệm vụ được giao, chấp hành nội quy, quy chế làm việc và quy định pháp luật liên quan; thường trực tại nơi làm việc theo thời gian quy định tại Điều 6 Quy chế này. Trường hợp đi công tác, được cử đi đào tạo, bồi dưỡng hoặc có lý do vắng, phải báo cáo với Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm phục vụ hành chính công và Thủ trưởng cơ quan chủ quản trước 03 ngày làm việc để cơ quan chủ quản cử người thay thế (trừ trường hợp đặc biệt, đột xuất không thể báo trước).

3. Công chức, người lao động của Trung tâm phục vụ hành chính công và công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công, ngoài được hưởng tiền lương theo ngạch, bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp (nếu có) theo đúng quy định của Nhà nước còn được hưởng chế độ hỗ trợ thêm theo quy định của pháp luật và quy định của tỉnh.

4. Các cơ quan cử công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công có trách nhiệm:

a) Cử công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công theo chế độ biệt phái tối thiểu từ 12 tháng trở lên và được thay đổi sau mỗi đợt biệt phái hoặc theo yêu cầu của Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công.

b) Cử đủ số lượng công chức, viên chức theo yêu cầu và chỉ cử người có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp, đáp ứng yêu cầu công việc; đã công tác trong ngành, lĩnh vực được phân công tối thiểu 03 năm công tác và được đánh giá hoàn thành tốt nhiệm vụ; có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao; có tác phong, thái độ chuẩn mực, có khả năng giao tiếp tốt với tổ chức, cá nhân.

c) Chịu trách nhiệm về kết quả công tác của công chức, viên chức trong thời gian cử đến làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công.

d) Chủ trì, phối hợp với Trung tâm phục vụ hành chính công đánh giá, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ công tác, xử lý vi phạm (nếu có) đối với công chức, viên chức trong thời gian làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công theo quy định; giải quyết những trường hợp công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị đang làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công nghỉ ốm, nghỉ phép, đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Thời gian làm việc

1. Trung tâm phục vụ hành chính công thực hiện thời gian làm việc theo quy định pháp luật, từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần (trừ các ngày nghỉ theo quy định pháp luật); buổi sáng: từ 07 giờ đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ.

2. Thời gian phục vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân:

a) Buổi sáng: Từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30.

b) Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ.

Ngoài thời gian phục vụ tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính nêu tại Khoản 2 này, công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công thực hiện sắp xếp, phân loại, xử lý, nhập liệu hồ sơ thủ tục hành chính vào phần mềm quản lý công việc và thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.

3. Công chức, viên chức được cử đến làm việc và công chức, người lao động của Trung tâm phục vụ hành chính công có trách nhiệm thực hiện đúng thời gian làm việc tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này. Việc chấp hành thời gian làm việc tại Trung tâm phục vụ hành chính công được đưa vào đánh giá, nhận xét hàng năm và thông báo cụ thể cho cơ quan chủ quản biết.

Trách nhiệm các cơ quan liên quan trong phối hợp giải quyết thủ tục hành chính

1. Các cơ quan, địa phương liên quan (UBND cấp huyện và UBND cấp xã) có trách nhiệm chủ động phối hợp giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo thời gian quy định; chủ động trao đổi bằng văn bản với Trung tâm phục vụ hành chính công về nguyên nhân việc giải quyết quá hạn, nguyên nhân từ chối không giải quyết thủ tục hành chính được Trung tâm phục vụ hành chính công tiếp nhận, chuyển đến.

2. Các cơ quan chủ động rà soát, thống kê, cập nhật trình Chủ tịch UBND tỉnh công bố danh mục, công bố thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết, quản lý của cơ quan mình (trừ cơ quan ngành dọc), làm cơ sở cho Trung tâm phục vụ hành chính công điều chỉnh, bổ sung kịp thời danh mục, nội dung thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm phục vụ hành chính công để thực hiện theo đúng quy định hiện hành. Đồng thời, thực hiện một số công việc sau:

a) Phối hợp với Trung tâm phục vụ hành chính công xây dựng quy trình giải quyết các thủ tục hành chính được đưa vào tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả tại Trung tâm phục vụ hành chính công, đảm bảo chi tiết, rõ ràng về thời gian giải quyết, các bước thực hiện và trách nhiệm từng cán bộ, công chức, viên chức tham gia thực hiện trong quy trình (lưu đồ thực hiện thủ tục hành chính).

b) Trong mỗi ngày làm việc, phải thường xuyên thực hiện kiểm tra, cập nhật tiến độ giải quyết từng hồ sơ cụ thể ít nhất một (01) lần vào cuối buổi sáng và một (01) lần vào cuối buổi chiều trên phần mềm quản lý để theo dõi, tổ chức thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan mình.

c) Phân công công chức, viên chức thường trực hàng ngày tại cơ quan để tiếp nhận, giao văn bản, hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thông báo cụ thể cho Trung tâm phục vụ hành chính công biết để liên hệ. Trường hợp công chức, viên chức đó vắng, phải phân công người khác thay và phải thông báo cho Trung tâm phục vụ hành chính công vào đầu giờ của ngày làm việc hoặc đầu giờ buổi làm việc.

d) Các hồ sơ, thủ tục hành chính được tiếp nhận tại Trung tâm phục vụ hành chính công khi chuyển đến, phải được chuyển ngay cho bộ phận chuyên môn để thẩm định, thẩm tra, trình ký hoặc chuyển đến lãnh đạo cơ quan ký (đối với các thủ tục đã được công chức, viên chức của sở, ban, ngành thẩm định ngay tại Trung tâm phục vụ hành chính công). Các hồ sơ, thủ tục này được quản lý thông qua phần mềm liên thông từ Trung tâm phục vụ hành chính công về cơ quan, địa phương nên không phải đăng ký vào sổ văn bản đến tại cơ quan, đơn vị để rút ngắn tối đa thời gian xử lý hồ sơ; trừ trường hợp cơ quan chưa có phần mềm quản lý thì mới thực hiện vào sổ để theo dõi.

đ) Đối với các thủ tục hành chính liên thông, việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan được thực hiện ngay tại Trung tâm phục vụ hành chính công (nếu đủ điều kiện). Việc tiếp nhận hồ sơ luân chuyển do công chức, viên chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công của các cơ quan liên quan đến thủ tục hành chính đó thực hiện; trường hợp thủ tục hành chính liên thông có liên quan đến địa phương (UBND cấp huyện và UBND cấp xã), cơ quan chủ trì giải quyết phải chủ động trong việc chuyển hồ sơ về địa phương để đảm bảo tiến độ thực hiện.

Trách nhiệm của công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính

1. Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; quét và lưu trữ hồ sơ điện tử, sau đó cập nhật vào phần mềm quản lý của Trung tâm phục vụ hành chính công.

a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác, hợp lệ theo quy định thì phải hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần cho tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và nêu rõ lý do theo mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (kể cả đối với trường hợp gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, dịch vụ công trực tuyến).

b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ.

c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác, hợp lệ theo quy định, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập phiếu tiếp nhận và trả kết quả gửi cho tổ chức, cá nhân.

d) Trường hợp hồ sơ đã tiếp nhận chuyển về cơ quan nhưng qua thẩm định, xem xét giải quyết phát hiện chưa đủ điều kiện, thiếu hồ sơ cần bổ sung hoặc không giải quyết được, phải trả hồ sơ thì thủ trưởng cơ quan đó phải trả lời bằng văn bản gửi tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính biết trong thời hạn pháp luật chuyên ngành cho phép và phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công đồng ý.

2. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính được tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ sơ theo quy định và ghi trong Phiếu tiếp nhận và trả kết quả để tổ chức, cá nhân sử dụng mã số hồ sơ tra cứu tiến độ giải quyết thủ tục hành chính.

3. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay tại chỗ sau khi nộp hồ sơ, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận không phải lập Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; trực tiếp hoặc phối hợp thẩm định, trình người có thẩm quyền quyết định và trả kết quả giải quyết cho tổ chức, cá nhân, đồng thời thực hiện cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào phần mềm quản lý. Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ yêu cầu phải có phiếu tiếp nhận và trả kết quả thì công chức, viên chức phải cung cấp cho người nộp hồ sơ.

Nguyên tắc chuyển hồ sơ cho cơ quan giải quyết thủ tục hành chính

1. Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính thông qua phần mềm quản lý và chuyển hồ sơ giấy ngay trong ngày làm việc hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.

2. Đối với trường hợp được giao tiếp nhận hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ, cơ quan ngang Bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện việc chuyển hồ sơ giấy cho cơ quan có thẩm quyền giải quyết và chuyển thông tin điện tử cho bộ phận Một cửa của Bộ, cơ quan ngang Bộ trong ngày làm việc hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày.

Trường hợp Bộ, cơ quan ngang Bộ chưa có hệ thống Một cửa điện tử hoặc chưa kết nối được với hệ thống Một cửa điện tử thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ theo mẫu và chuyển hồ sơ thủ tục hành chính cùng với phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ cho Bộ, cơ quan ngang Bộ.

Quy định trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

1. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả cho tổ chức, cá nhân bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền phải trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết thủ tục hành chính.

2. Trường hợp hồ sơ có bản chính hoặc bản gốc đã tiếp nhận để sao chụp, đối chiếu, xác nhận tính xác thực thì cơ quan có thẩm quyền phải chuyển trả bản chính hoặc bản gốc đó cho tổ chức, cá nhân; thời điểm chuyển trả theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

3. Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên phiếu tiếp nhận và trả kết quả; trường hợp đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, trực tuyến thì thực hiện theo quy định hiện hành.

4. Khuyến khích việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định. Việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định phải được Trung tâm phục vụ hành chính công thông tin cho tổ chức, cá nhân biết.

5. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân được lưu trữ tại phần mềm quản lý của Trung tâm phục vụ hành chính công để phục vụ việc sử dụng, tra cứu thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Trách nhiệm trong việc để mất, thất lạc hồ sơ hoặc bị hư hỏng và chậm trả kết quả

1. Trường hợp hồ sơ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để khắc phục hậu quả và chịu mọi chi phí phát sinh trong việc chuẩn bị lại hồ sơ, giấy tờ.

2. Trường hợp chậm trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo thời hạn quy định, gây thiệt hại cho tổ chức, cá nhân thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan phải có trách nhiệm xin lỗi, bồi thường theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp bất khả kháng.

3. Việc giải quyết thủ tục hành chính để quá thời hạn quy định hoặc chậm trả so với thời gian hẹn trả kết quả thì phải thông báo lý do, xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn lại ngày trả kết quả cho tổ chức, cá nhân bằng văn bản hoặc tin nhắn, thư điện tử. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

4. Đối với trường hợp giải quyết hồ sơ vượt quá thời hạn quy định hoặc chậm so với thời gian hẹn trả kết quả mà không có lý do, Trung tâm phục vụ hành chính công cập nhật và thông báo công khai để các cơ quan, tổ chức, cá nhân biết, đồng thời báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo làm rõ, xác định trách nhiệm, xử lý nghiêm theo quy định.

Trách nhiệm của Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công trong phối hợp hoạt động

1. Được thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký văn bản đôn đốc các cơ quan, đơn vị chức năng có liên quan đến giải quyết thủ tục hành chính để bảo đảm việc giải quyết thực hiện đúng Quy chế này và quy định liên quan; báo cáo, đề xuất với Chủ tịch UBND tỉnh biện pháp xử lý đối với những trường hợp giải quyết thủ tục hành chính không đúng quy định.

2. Định kỳ hoặc đột xuất, làm việc với các cơ quan có thủ tục hành chính được tiếp nhận, trả kết quả giải quyết tại Trung tâm phục vụ hành chính công để trao đổi về việc quản lý, điều hành, thực hiện nhiệm vụ và tình hình giải quyết thủ tục hành chính của các cơ quan.

3. Tổ chức tiếp công dân để lắng nghe kiến nghị, phản hồi của công dân về chất lượng giải quyết thủ tục hành chính; phối hợp với cơ quan cử công chức, viên chức xem xét, xử lý các trường hợp sai phạm của công chức, viên chức và công khai kết quả cho người phản ánh, khiếu nại, tố cáo được biết.

4. Đánh giá, nhận xét kết quả giải quyết thủ tục hành chính và lề lối, thái độ làm việc của công chức, viên chức tại Trung tâm phục vụ hành chính công và thông báo cho cơ quan cử công chức, viên chức biết, làm cơ sở cho đánh giá, phân loại công chức, viên chức hàng năm. Chủ động đề xuất với cơ quan cử công chức, viên chức thay người trong trường hợp vi phạm quy chế làm việc hoặc năng lực chuyên môn không đáp ứng được nhiệm vụ.

5. Lựa chọn, phối hợp với tổ chức ngân hàng thương mại để thực hiện việc thu hộ phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính cho các cơ quan nhà nước, đảm bảo tập trung một đầu mối tại Trung tâm phục vụ hành chính công; lựa chọn, phối hợp với doanh nghiệp bưu chính đủ điều kiện để thực hiện nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết, chuyển phát hồ sơ thủ tục hành chính.

Khen thưởng, kỷ luật

1. Trung tâm phục vụ hành chính công thường xuyên theo dõi, tổng hợp báo cáo và đề xuất UBND tỉnh xét khen thưởng định kỳ (hàng năm) hoặc đột xuất cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, nếu tập thể, cá nhân của các cơ quan, đơn vị thiếu trách nhiệm trong việc phối hợp, cản trở việc tổ chức thực hiện, gây khó khăn, phiền hà, sách nhiễu, hoặc chậm trễ trong việc thực hiện Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm, Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành.